Mozgástér a falakon belül.
Az élelmiszeripari vállalatok ma komoly kihívásokkal néznek szembe. Az alapanyag, az energia és a munkaerő drágul, miközben a vevői árak emelésére nincs elég mozgástér: a kereskedelmi cégek alkupozíciója erősödik, és a szabályozott árkörnyezet sem segít. Aki ebből a szorításból keresi a kiutat, annak befelé kell fordulnia.
A jó hír, hogy a falakon belül szinte mindig van tartalék. A rossz hír, hogy ez ritkán látszik. A veszteség ugyanis nem egy nagy tételben jelentkezik, hanem az apró részletekben bújik meg: grammokban, napokban, munkaórákban. A havi riport ezeket egyetlen átlaggá gyúrja, eltüntetve a veszteségek forrását.
Tudod-e forintra, mennyibe kerüllt az elmúlt hónap seletje? Ha a válasz, hogy “nagyjából”, akkor ez a cikk neked szól. Rámutatunk négy helyre, ahol jellemzően elfolyik a pénz a feldolgozó üzemekben, és azt is, hogyan forintosíthatod az eredményt.
1. Selejt és kihozatal: ami eltér a normától, az a pénz, ami elvész.
A kihozatal megmutatja, hogy az alapanyagból mennyi eladható termék készül. Minden recepthez és technológiához tartozik egy elvárt érték, a norma. Ami ettől elmarad, az olyan alapanyag, amelyet kifizettél, de nem tudsz eladni.
Szegmensenként más-más helyen gyakori az eltérés:
- húsipar: darabolási és csontozási kihozatal, súlyveszteség hűtés és tárolás közben;
- tejipar: a zsír- és szárazanyag-tartalom beállítása, termékváltáskor és mosáskor elfolyó termék;
- konzerv- és sütőipar: töltési és tésztaveszteség, a fajtaváltások közötti felfutás.
Külön figyelmet érdemel a túltöltés. Mivel a csomagolt terméknek tartania kell a feltüntetett mennyiséget, ezért a gyártók biztonsági ráhagyással töltenek. Ez darabonként ugyan csak néhány gramm, de nagy volumenen jelentős mennyiségű alapanyag, amelyet a cég ingyen ad oda a vevőnek.
Miért nem szembetűnő a veszteség? Mert a kihozatalt sok helyen csak havi szinten, összesítve nézik, nem termékenként, soronként vagy műszakonként. Egy rossz műszakot elfed két jó, a veszteséges termékek elbújnak a többi között. Végül a könyvelésben a különbség anyagköltségként jelenik meg, címke nélkül.
A kérdés: látod-e termékenként és műszakonként a kihozatalt, vagy csak a hónap végi összesítést?
2. Lejárat és készlet: a papíron ott van, de a polcon nem.
A rövid eltarthatóságú termékeknél a készlet nem csak lekötött tőke, hanem időzített veszteség is. Minden raktárban töltött nap csökkenti a termék értékét.
A kereskedelmi partnerek elvárják, hogy átvételkor még megfelelő rész legyen hátra a termék eltarthatóságából. Ellenkező esetben három út van: akciós értékesítés, visszáru vagy megsemmisítés. Mindhárom pénzbe kerül, és mindhárom máshol jelenik meg a kimutatásokban.
A kiadás alapelve egyszerű: ami előbb jár le, az megy ki előbb. A gyakorlatban mégis gyakran az kerül a kamionra, ami elöl van a raktárban, mert a nyilvántartás nem pontos azt illetően, melyik tétel hol áll és meddig jó.
A készletprobléma ráadásul nem csak a késztermékről szól. A túlrendelt alapanyag és csomagolóanyag is tőkét köt le, a hiány pedig leállást okoz. Mindkettő probléma ugyanabból fakad: a nyilvántartott és a valós készlet eltér.
A nyomonkövetés is ide tartozik. Ha egy minőségi probléma miatt vissza kell hívni egy terméket, a pontos, tételszintű nyilvántartás dönti el, hogy csak az érintett tételt kell-e kivonni, vagy egy teljes heti termelést.
A kérdés: mennyi árut értékeltél le vagy semmisítettél meg az elmúlt negyedévben, és tudod-e, miért?
3. Kézi hónapzárás: a késve érkező igazság.
Sok feldolgozónál a termelés, a raktár és a pénzügy külön rendszerben dolgozik. Az adatokat hónap végén valakinek össze kell fésülnie, jellemzően kézzel, táblázatokból. A zárás így napokig tart, és mire elkészül, már javában a következő hónapban járunk.
Ennek ára van, még ha nem is olyan szembetűnő. A termékenkénti önköltség és jövedelmezőség hetekkel később derül ki, mint ahogy szükség lenne rá. Az ár- és termékmix-döntések, például egy kereskedelmi lánccal folytatott éves tárgyalásnál, régi számokra épülnek.
Ráadásul a zárást gyakran csak egy-két ember képes elvégezni. Ők tudják, melyik táblázatból mit kell kinyerni és mit kell kézzel javítani. Ha szabadságra mennek vagy távoznak, a zárás folyamata megakad.
A kérdés: hányadik munkanapon tudod meg, hogy az előző hónap nyereséges volt-e?
Négy probléma, egy gyökér: selejt, lejárat, készlet és hónapzárás.
Első ránézésre négy külön területnek tűnnek, négy külön felelőssel, de a problémák gyökere valójában azonos – az adatok nem egy helyen vannak, a rendszerek nem beszélnek egymással, és nincs mérési pont ott, ahol veszteség keletkezik.
A jó hír: a megoldás ritkán egy vadonatúj rendszer. Sokszor a meglévő eszközökből kell többet kihozni: összekötni a megfelelő rendszereket és adatokat, mérni ott, ahol eddig csak becsültek.
Hogyan lesz belőle forint?
A veszteség addig nem vezetői téma, amíg nincs forintosítva. A számítást nem kell túlbonyolítani, egyszerű logika is elég hozzá, ha a bemenő adatok megvannak. Próbáld ki a képleteket saját számaiddal:
- Túltöltés: a darabonkénti többlet gramm × a havi darabszám × az alapanyag grammonkénti ára.
- Lejárat: a havonta megsemmisített áru értéke + a leértékeléssel elvesztett árrés.
- Hónapzárás: a zárásban részt vevők munkaórái × az óraköltség.
Az első kettőhöz csak a meglévő adatokat kell egymás mellé tenni, és gyakran ekkor látszik először a valódi nagyságrend. A harmadiknál a munkaóra csak az egyik tétel: a késve meghozott döntés ára nehezen kiszámolható, de nem elhanyagolható veszteség.
Öt kérdés önellenőrzésre.
Ha ezekre a kérdésekre gyorsan és pontosan tudsz válaszolni, jól látod vállalkozásod működését. Ahol bizonytalan a válasz, ott érdemes kezdeni.
- Látod termékenként a kihozatalt?
- Tudod, mennyi áru ment veszendőbe lejárat miatt az elmúlt negyedévben?
- Egyezik a nyilvántartott és a leltározott készlet?
- Hány napig tart a hónapzárás, és hány ember dolgozik rajta?
- Ugyanazt a számot mutatja a termelés és a pénzügy?
Hogyan dolgozunk?
A Digital Avengers nem technológiai fejlesztéssekkel kezd. Először feltérképezzük a teljes vállalkozás működését, megkeressük, hol keletkezik a veszteség, forintosítjuk, majd felállítjuk a veszteségforrások sorrendjét. Csak ezután döntünk a megoldásról, és a szükséges fejlesztéshez megkeressük a legalkalmasabb specialistát.
Függetlenül dolgozunk: egyetlen szoftverből sincs jutalékunk. Így azt a fejlesztést javasoljuk, ami a cégnek jó, nem azt, amit el kell adni.
Mikor kezdj?
Az árnyomás nem múlik el holnapra. A falakon belüli tartalék viszont már most is a te kezedben van: bánj vele jól, és megtalálod a versenyelőnyt ott, ahol talán sosem kerested volna.
Töltsd ki a Krízis Checket: 5 perc alatt kiderül, melyik területtel érdemes kezdeni.